Workflow-Software für die Aufgabenverteilung

Während der Pandemie haben wir immer mehr von zu Hause aus gearbeitet und anders mit Kollegen kommuniziert. Etwas gemeinsam vorzubereiten, ist im Homeoffice schwieriger als im Büro. Aufgaben müssen aus der Ferne verteilt werden – aber wie macht man das am besten? Und wie behält man den Überblick darüber, woran alle arbeiten oder wie weit jemand ist?

Was kann man mit einer Workflow-Software machen?

Vielleicht kennst du das Sprichwort „alle ziehen an einem Strang“. Ein klares gemeinsames Ziel sorgt für ein erfolgreiches Endergebnis. Workflow-Software bietet Transparenz darüber, wer welche Aufgabe übernimmt und welches Ziel verfolgt wird. Es gibt keine Unklarheiten mehr – alles ist für jeden verständlich und damit effizienter. Da Aufgaben bestimmten Personen zugewiesen werden, trägt jeder Verantwortung für seinen Bereich. Hast du Fragen? Dann ist sofort ersichtlich, wer zuständig ist und an wen du dich wenden kannst.

Wie funktioniert eine Workflow-Software?

In einer Workflow-Software können häufig Listen oder Karten mit Aufgaben erstellt werden. Zu jeder Liste oder Karte lassen sich direkt Dateien oder Links hinzufügen. So bleibt stets ersichtlich, welche Aufgaben noch offen sind. Du kannst Kollegen oder externe Partner einladen und in das System integrieren. Zudem können Aufgaben bestimmten Personen zugewiesen werden, die dann Benachrichtigungen über Deadlines erhalten. So wird nichts mehr vergessen oder doppelt erledigt!

Eine Workflow-Struktur einzurichten ist nicht kompliziert. Folge einfach diesen Schritten:

Schritt 1: Workflow-Software auswählen und ein Konto erstellen

Es gibt viele verschiedene Workflow-Tools zur Auswahl. Falls du eine Verbindung mit Zapier herstellen möchtest, ist Process Street eine gute Wahl. Nach der Registrierung kannst du deine Kollegen oder Partner einladen – und loslegen!

Schritt 2: Den Prozess strukturieren

Je nach Workflow-Software kannst du Listen oder Vorlagen erstellen. Wähle ein Thema und ordne ihm Aufgaben zu. Beispielsweise könnten Vorlagen oder Listen „Webinar erstellen“ oder „Webinar bewerben“ heißen. Es ist nicht notwendig, alle Details sofort festzulegen – du kannst im Laufe des Prozesses weitere Aufgaben hinzufügen.

Eine Möglichkeit ist, Listen für Brainstorming, To-do, In Arbeit und Erledigt zu erstellen. Falls nötig, kannst du die To-do-Liste später weiter unterteilen. Wenn mehrere Teams beteiligt sind, könnte es sinnvoll sein, separate Listen für Marketing, Technik oder andere Abteilungen zu erstellen. Du kannst die Struktur genau an deine Bedürfnisse anpassen. In Process Street kannst du entweder eine bestehende Vorlage wählen oder eine individuelle Vorlage erstellen – je nachdem, wie detailliert du arbeiten möchtest.

Während einer Brainstorming-Sitzung können Listen erstellt und strukturiert werden. Alternativ kannst du später entscheiden, welche Ideen umgesetzt werden sollen, und diese direkt an die richtigen Kollegen oder Partner delegieren. Wenn du zu jeder Aufgabe die geschätzte Dauer notierst, kannst du die Planung später optimieren. Der Vorteil von Vorlagen ist, dass alle relevanten Informationen übersichtlich an einem Ort gesammelt werden. Es ist nicht nötig, sofort ein Meeting abzuhalten – jeder trägt seine Ideen in die Liste ein, und später wird gemeinsam entschieden, wer welche Aufgaben übernimmt.

Natürlich gibt es auch feste Aufgaben, die immer erledigt werden müssen – zum Beispiel die Einrichtung des Webinars. Diese kannst du bereits im To-do-Bereich hinterlegen. Vergiss nicht, auch Zeit für einen Testlauf einzuplanen!

Schritt 3: Aufgaben verteilen

Nun geht es darum, die Aufgaben aus der Liste zu verteilen. Weise jeder Person eine Aufgabe zu – sobald diese erledigt ist, kann sie direkt abgehakt werden! So bleibt für alle sichtbar, was bereits abgeschlossen ist, was noch ansteht und wer woran arbeitet. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Arbeit liegen bleibt. Zudem ist jederzeit klar, wer als Ansprechpartner für welche Aufgabe zuständig ist.

Workflow-Software für die Planung deines Webinars nutzen

Mit einer Workflow-Software wird die Zusammenarbeit über Distanz erheblich erleichtert. Ideen können ausgetauscht, Aufgaben klar verteilt und Fortschritte direkt auf einer zentralen Plattform verfolgt werden. Organisiere, wer das Webinar gestaltet, präsentiert, bewirbt und sich um technische Details kümmert – so hast du alles auf einen Blick im Griff!

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