Wie erstellt man eine Webinar-Einladung?

Jedes Unternehmen sucht ständig nach Möglichkeiten, mit Kunden über zugängliche Kanäle zu kommunizieren. Durch die weltweite Pandemie sind viele neue Kommunikationswege hinzugekommen.

Webinare haben sich als beste Möglichkeit etabliert, online in Verbindung zu bleiben – kostenlos und ohne geografische Einschränkungen. Rund 89 % der Marketer sind sich einig, dass Webinare effektiver sind als andere Kanäle zur Lead-Generierung.

Webinare sind nicht nur für geschäftliche Zwecke geeignet. Nutzer können auch Workshops, Produktdemos und Q&As organisieren. Kurz gesagt, Webinare ermöglichen es Unternehmen, Universitäten, Studierenden und Verbrauchern, auf eine neue, interaktive Weise Wissen zu teilen – alles, was sie brauchen, ist ein internetfähiges Gerät.

Dennoch denken viele Organisationen, dass Webinare schwer zu organisieren sind.

Herausforderungen vieler Unternehmen:

• Wie erreicht man ein potenzielles Publikum?

• Wie informiert man Interessenten über das Webinar?

• Wo generiert man neue Leads und Anmeldungen?

Traditionelle Werbemethoden werden teuer, aber eine Einladung per E-Mail ist kostenlos.

In diesem Artikel besprechen wir die Best Practices für eine perfekte Webinar-Einladung. Also los geht’s!

1. Zielgruppe bestimmen

Das Wichtigste zuerst: Definiere deine Zielgruppe. Wenn du dein Publikum kennst, kannst du ein erfolgreiches Webinar erstellen.

Erstelle Inhalte, die Lösungen für deren Probleme bieten.

Nur eine gezielte Ansprache sorgt für relevante Inhalte und hohe Konversionsraten. Die richtige Zielgruppe wird sich für dein Webinar anmelden.

2. Die Betreffzeile

Es gibt einige grundlegende Regeln für den Titel des Webinars und die Betreffzeile der E-Mail. Eine aussagekräftige, prägnante Betreffzeile ist entscheidend.

Worauf du achten solltest:

Länge: Studien zeigen, dass die ideale Betreffzeile maximal 50 Zeichen lang sein sollte. Die erfolgreichste Betreffzeile hatte 41 Zeichen.

Warum?

• Kürzere Betreffzeilen werden vollständig gelesen.

• Die gesamte Betreffzeile bleibt auf allen Geräten sichtbar.

Neugier wecken: Stelle eine Frage oder schaffe Spannung. Zum Beispiel:
Wie bringst du deine Haut zum Strahlen?
Lerne, wie du mühelos perfekte Fotos machst!

Sprecher erwähnen: Falls bekannte Experten dabei sind, nenne sie in der Betreffzeile. Das stärkt das Vertrauen und erhöht die Anmeldungen.

Emojis nutzen: Emojis helfen, sich von anderen Mails abzuheben.

Kostenlose Teilnahme betonen: Falls das Webinar kostenlos ist, erwähne es. Zum Beispiel: Melde dich kostenlos an!

3. Personalisierung

Personalisierte E-Mails werden häufiger geöffnet und erhöhen die Anmelderate.

Nutze E-Mail-Automatisierung, um den Namen des Empfängers in die Einladung einzufügen. Personalisierte Mails wirken direkter und weniger wie Spam.

Versende die Einladung außerdem zu einer Zeit, in der deine Zielgruppe E-Mails liest.

4. Vorschautext (Snippet)

Der Snippet-Text erscheint nach der Betreffzeile und ergänzt diese. Er sollte kurz erklären, warum der Empfänger die E-Mail öffnen sollte.

Empfohlene Länge: 40–130 Zeichen.

Vor dem Versand sollte die Betreffzeile, der Snippet-Text und der E-Mail-Inhalt überprüft werden.

5. Attraktives Banner

Das Banner ist nach der Betreffzeile und dem Vorschautext das drittwichtigste Element. Es sorgt für den ersten Eindruck.

Tipps für ein gutes Banner:

• Für B2B-Webinare: Ein formelles, professionelles Design.

• Für B2C-Webinare: Emotionale Bilder, die den Mehrwert zeigen.

• Falls ein bekannter Sprecher dabei ist, sollte er auf dem Banner sichtbar sein.

• Das Banner muss die 3 W’s enthalten: Was, Wann, Wo

• Die Branding-Elemente (Firmenname, Logo, etc.) sollten eingebunden sein.

Ein ansprechendes Banner sorgt für mehr Anmeldungen!

6. Überschrift

Die Überschrift sollte die wichtigsten Vorteile des Webinars hervorheben. Falls der Titel bereits aussagekräftig genug ist, kann sie auch weggelassen werden.

Wichtig: Die obere Hälfte der Einladung sollte nicht überladen wirken.

7. Haupttext

Falls Banner und Überschrift bereits ausreichen, kann der Haupttext weggelassen werden. Falls weitere Erklärungen nötig sind, sollte der Text Folgendes enthalten:
Lernziele und Themen des Webinars
Falls kostenlos, explizit erwähnen
Falls kostenpflichtig, Preis und Zahlungsmethoden angeben
Vorstellung der Sprecher (Kurzbiografie, Erfolge)
Datum, Uhrzeit, Dauer, und Plattform des Webinars
Falls das Webinar an einem physischen Ort stattfindet, die genaue Adresse und Wegbeschreibung

8. Agenda

Die Agenda gibt eine detaillierte Übersicht der geplanten Inhalte.

Ein strukturierter Ablaufplan zeigt, was die Teilnehmer erwarten können, und hilft dabei, mehr Anmeldungen zu generieren.

9. Call-to-Action (CTA)

Die CTA-Schaltfläche führt zur Registrierungsseite.

Ein effektiver CTA sollte:
Auffällig sein (statt bloßer Text sollte eine farbige Schaltfläche genutzt werden)
Direkt und klar formuliert sein (Jetzt anmelden, Platz sichern, Ich bin dabei!)
Auf einer gut sichtbaren Stelle platziert werden

Zusätzliche Anreize, wie ein kostenloser Bonus für die Anmeldung, können die Conversion-Rate erhöhen.

10. Design

Gestalte die Einladung kreativ und ansprechend.

Tipps für ein optimales Design:
Attraktive Banner
Bulletpoints für bessere Lesbarkeit
Konsistenz in Farben und Branding
Keine übermäßige Verwendung von Animationen oder GIFs

Ein schlichtes, gut strukturiertes Design erhöht die Anmeldezahlen.

11. Zugänglichkeit

Alle wichtigen Informationen sollten auf den ersten Blick erkennbar sein:

• Datum, Uhrzeit, Ort

• Sprecher

• Kosten (falls vorhanden)

• Anmeldebutton

Die Einladung sollte übersichtlich und einfach verständlich sein.

12. Follow-ups

Erinnerungsmails steigern die Teilnahmequote. Versende Erinnerungen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, SMS oder Telefon.

Ein freundlicher Reminder kann das Interesse an deinem Webinar aufrechterhalten.

13. Signatur

Die Einladung kann von dir oder einem Teammitglied unterzeichnet werden.

Beispiel:
Wir freuen uns auf dich!
Bis bald im Webinar!

14. Korrekturlesen & Versand

Vor dem Versand:
Grammatik & Rechtschreibung überprüfen
Alle Links testen
Eine Testmail versenden, um die Darstellung auf verschiedenen Geräten zu prüfen

Erst danach sollte die Einladung final verschickt werden.

Fazit

Damit hast du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die perfekte Webinar-Einladung!

Wir hoffen, dass du nun bestens vorbereitet bist, um deine Einladung erfolgreich zu versenden.

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