Een succesvol webinar organiseren? Maak een actieplan

Bij de organisatie van een webinar komt veel kijken. Een goed actieplan kan daarbij van grote waarde zijn. Als je aan het begin de tijd neemt om een goed plan op te stellen, zal je merken dat de rest van de voorbereiding soepel verloopt. En dat je tijdens de webinarcampagne tegen minder problemen aanloopt.

Het actieplan vormt de basis tijdens de gehele voorbereiding. En je weet: een goede voorbereiding is het halve werk. Hierop zijn webinars geen uitzondering. Door stap voor stap op te schrijven wat wanneer moet gebeuren, zet je uiteindelijk een succesvol webinar neer.

In deze blogpost leggen we je uit welke informatie zeker niet in je actieplan mag ontbreken.

1. De doelstellingen van het webinar

Wat wil je bereiken met het webinar? Ze de doelstellingen duidelijk op een rij. Beschrijf deze altijd heel: 

• S pecifiek

• M eetbaar

• A cceptabel

• R ealistisch

• T ijdgebonden

Hoe helderder je de doelstellingen formuleert, hoe groter de kans is dat je zal bereiken.

2. Een omschrijving van de doelgroep

Voor wie is het webinar bedoeld? Door helder te omschrijven wie je met het webinar wil bereiken, zal je merken dat je hier in de voorbereiding alles op gaat afstemmen. Het moment van uitzenden is bijvoorbeeld heel afhankelijk van je doelgroep of de manier waarop je het webinar promoot. Denk ook aan het niveau van de inhoud van het webinar. Dit moet namelijk aansluiten op de achtergrond van de deelnemers.

3. Het onderwerp van het webinar

Uiteraard leg je in het actieplan ook het onderwerp van het webinar vast. Probeer dit zo concreet mogelijk te doen, zodat je een heel duidelijke richting hebt. Probeer niet alle vragen of problemen op te lossen tijdens één webinar. Het is juist veel beter om de focus te leggen op één duidelijk probleem of antwoord te geven op één concrete vraag.

Inspiratie nodig voor een onderwerp? Lees dan deze 5 tips[AV1] .

4. Het format van je presentatie

In het plan vermeld je ook het format van de presentatie tijdens het webinar. Gebruik je een webcam tijdens het webinar of niet? Als je een presentatie wil laten zien, welk programma ga je hier dan voor gebruiken, PowerPoint, Keynote of iets anders?

Bedenk ook of je bestaande content kan gebruiken, zoals video's of andere visuele ondersteuning. Ga je tijdens het webinar staand of zittend presenteren? Hoe moet de achtergrond eruitzien en vanaf welke locatie ga je het webinar uitzenden?

Het format bepaalt in grote mate de uitstraling van het webinar die weer moet aansluiten op je doelgroep. Houd hier dus rekening mee.

5. Samenstelling van het team

Als je van plan bent om het webinar met meerdere personen te organiseren, voeg dan ook een lijst toe met namen en contactgegevens van alle betrokken personen. Je kan aan deze lijst ook per teamlid de taken en verantwoordelijkheden toevoegen met bijbehorende deadlines. 

6. Een backwards planning

Als je de vorige onderdelen helder voor ogen hebt en duidelijk hebt beschreven, is het tijd om een planning te maken.

Bepaal als eerst het moment van uitzenden en ga dan terug in de tijd plannen. Zo kan je snel zien wat je in welke week voor de live uitzending moet doen om op tijd klaar te zijn en je doelstellingen te behalen.

Wil je weten hoe anderen webinars hebben ingezet om hun doelen te bereiken? Lees dan hier hun verhalen. Let’s webinar!

Maak je eerste webinar met de getting started checklist.

Download nu!