WebinarGeek en de AVG

Het is misschien wel zo’n beetje het meest besproken en beschreven onderwerp van de afgelopen maanden. Van alle kanten krijg je informatie toegereikt. Gevraagd en ongevraagd. Soms zorgt het voor verduidelijking, maar vaker voor verwarring.

Wij gaan niet op de stoel van een adviseur zitten om te vertellen wat je allemaal wel en niet moet doen. Wat wij wel gaan doen is je laten zien waar wij mee bezig zijn om zelf klaar te zijn voor de nieuwe wet. En wat wij eraan doen om ervoor te zorgen dat jij AVG proof bent op het gebied van je webinars.

Wat ons betreft is het een goede ontwikkeling. Iedereen binnen de EU heeft straks te maken met dezelfde wetgeving, wel zo eerlijk. Daarnaast zorgt het ervoor dat bedrijven verplicht worden om na te denken over privacy en beveiliging om datalekken te voorkomen. Een goed moment dus om naar onszelf te kijken en processen een keer onder de loep te nemen.

Het heeft ons in elk geval van de straat gehouden de afgelopen maanden en we laten je dan ook graag zien wat dat als resultaat heeft gehad.

In dit artikel lees je alles over de ontwikkelingen op het gebied van de AVG die betrekking hebben op WebinarGeek. We geven je graag een kijkje achter de schermen hoe wij de interne processen hebben ingericht. En uiteraard ook hoe wij ervoor zorgen dat jij AVG proof bent op het gebied van je webinars

Hoe zorgen wij ervoor dat jij AVG proof wordt?

In elk geval op het gebied van je webinars ;-)

Lees hieronder welke invloed de AVG gaat hebben op het gebied van webinars en je WebinarGeek account. Ook kan je zien welke aanpassingen en toevoegen wij gaan doen om ervoro te zorgen dat je AVG proof bent op dit gebied.

De voordelen van de AVG voor jouw bedrijf

De komt van de AVG zorgt ook voor voordelen voor jouw bedrijf. Het dwingt je op de eerste plaats om na te denken over belangrijkste privacy en security vraagstukken. Daardoor kan jij naar je klanten en potentiële klanten uitstralen dat je daar goed over na hebt gedacht en je zaken goed geregeld hebt.

• De nieuwe wet zorgt ervoor dat je een beter inzicht krijgt in de echte behoeften van de kijkers van je webinars. Door dit duidelijk voor ogen te hebben, kan je hun beter bedienen en zelfs verwachtingen overtreffen.

• De AVG zorgt ervoor dat inschrijvers precies weten welke data wordt verzameld en hoe deze wordt gebruikt.

• Doordat inschrijvers eenvoudig hun persoonlijke profiel en toestemming kunnen aanpassen, moet dit ervoor leiden dat je minder onnodige e-mails verstuurd.

Wat gaat veranderen voor het registratieproces voor je webinars voor de eindgebruiker?

• Bij inschrijving voor een webinar moet iemand akkoord gaan met jouw privacy verklaring. In die verklaring geef je aan hoe jij met de persoonlijke gegevens omgaat die je van iemand vraagt.

• Het is straks nodig om ondubbelzinnige en expliciete toestemming te krijgen voor het versturen van commerciële mailings.

• Dat betekent dat wanneer jij de mensen die zich voor je webinar inschrijven ook aan je mailinglijst wilt toevoegen, je daar aparte ondubbelzinnige toestemming voor moet vragen. Deze toestemming kan je straks via een zogenaamd toestemmingsveld toevoegen aan het registratieformulier voor je webinars.

• Standaard wordt het veld “Achternaam” uitgeschakeld voor nieuw aangemaakte webinars.

Wat gaat veranderen voor jouw WebinarGeek account?

• De bewaartermijn voor inactieve accounts wordt na 25 mei 2018 beperkt bewaard. Nu wordt een inactief account inclusief alle data oneindig bewaard.

• Met de komst wat de AVG wordt een inactief account inclusief alle data en opnames beperkt bewaard en verwijderd.

• Het wordt mogelijk om zelf je WebinarGeek account inclusief alle data en opnames te verwijderen.

• We gaan in je account een sectie toevoegen met de titel “Beveiliging”. Hieronder komen alle zaken die betrekking hebben op dit onderwerp.

• Er komt een verwerkingsovereenkomst beschikbaar in je account. Die kan je daar accorderen en downloaden.

• Introductie van twee-staps login. Je kunt jouw WebinarGeek account nog beter beveiligen door de twee-staps login in te schakelen.

• Alle opgeslagen data van een specifieke persoon kan je straks opzoeken aan de hand van een e-mailadres en indien gewenst aan de betreffende persoon toesturen.

• Alle data die wordt verzameld via “toestemmingsvelden” is voor jou terug te vinden in de statistieken van het webinar. Op die manier kan jij altijd voldoen aan de bewijsplicht die de AVG met zich meebrengt.

Wat kan jij als webinar organisator nu al doen?

• Vraag alleen de informatie die je echt nodig hebt aan iemand die zich voor je webinar wilt inschrijven. Standaard zijn een e-mailadres en naam verplicht.

• Importeer geen contacten voor een webinar als je daar geen expliciete toestemming voor hebt ontvangen van de betreffende contacten.

Wat kan je nog van ons verwachten?

• Een verwerkersovereenkomst. Vanaf 1 mei kan je onder de sectie “Beveiliging” een verwerkersovereenkomst vinden. Deze kan je online bekijken, accorderen en downloaden.

• Deze overeenkomst is verplicht en is van toepassing op alle vormen van verwerking van persoonsgegevens die WebinarGeek uitvoert ten behoeve van jou.

• De mogelijkheid om zogenaamde toestemmingsvelden toe te voegen aan het registratieformulier. Hiermee kan je deelnemers toestemming vragen om hun persoonsgegevens te gebruiken voor bijvoorbeeld een commerciële mailing.

• De informatie voor de toestemming die deelnemers geven, wordt opgeslagen in je account.

• Dat betekent dat je via het exporteren van de data naar .CSV altijd inzichtelijk hebt wie wanneer en waarmee akkoord is gegaan.

Roadmap

Stap voor stap gaan wij de benodigde aanpassingen voor de AVG introduceren. Vanaf 1 mei 2018 zullen de eerste veranderingen zichtbaar worden voor jou als gebruiker.

Vanaf dat moment wordt het ook mogelijk om de verwerkersoverenkomst in te zien en te downloaden voor je administratie.

Per 1 mei

• Verwerkersovereenkomst beschikbaar in je account

• Introductie van de twee-staps login

• Optie om toestemmingsvelden toe te voegen aan het registratieformulier voor je webinar

• Data export inclusief bewijslast beschikbaar

Per 25 mei

• Zoekfunctie voor persoonsgegevens per deelnemer beschikbaar

• Mogelijk om persoonsgegevens van deelnemers aan te passen of te verwijderen

• Beperkt bewaartermijn van inactieve account

Wil je meer algemene informatie over de AVG?

Lees dan ons blogartikel "Wat is de AVG?" of kijk op de website van Autoriteit Persoonsgegevens

Jouw webinar compleet veilig en AVG-proof?

Download de AVG webinar checklist