Workflow software inzetten voor taakverdeling

Tijdens de pandemie zijn we steeds meer thuis gaan werken en hebben we op een andere manier contact met collega’s. Iets met zijn twee of meerdere voorbereiden, is vanuit huis lastiger dan samen op kantoor. Taken moet je op afstand verdelen, maar hoe doe je dat? En hoe weet je waar iedereen mee bezig is of hoe ver iemand is?

Wat kan je met een workflow software

Misschien ken je de uitspraak ‘alle neuzen dezelfde kant op’ wel. Duidelijkheid over hetzelfde doel zorgt voor een mooi gezamenlijk product. Workflow software maakt het overzichtelijk wie waarmee bezig is en aan welk doel er wordt gewerkt. Er is geen verwarring meer over wie wat doet, voor iedereen is het duidelijk en dus efficiënter. Omdat je taken koppelt aan personen heeft elke collega verantwoordelijkheid over zijn eigen taak. Heb je vragen? Dan is het direct duidelijk wie daarover gaat en bij wie je moet zijn.

Hoe werkt workflow software

In workflow software kan je vaak lijsten of kaartjes aanmaken met daarop taken. Bij elke lijst of elk kaartje dat je maakt, voeg je direct bestanden of links toe. Het is makkelijk terug te zien wat er loopt en moet gebeuren. Je nodigt je collega’s of samenwerkingspartners uit en voegt ze toe aan de software. Ook kan je taken toewijzen aan iemand en krijg je updates van deadlines. Niks wordt meer vergeten of dubbel uitgevoerd!

Een workflow opzetten is niet moeilijk. Je volgt de volgende stappen:  

Stap 1: workflow software kiezen en een account maken

Je kan uit een hele hoop workflow software kiezen. Als je wil koppelen met Zapier, is Process Street een goede optie. Nadat je een account hebt gemaakt, nodig je collega’s en/of partners uit en is het tijd om te starten!

Stap 2: proces indelen

Afhankelijk van welke workflow software je gebruikt, maak je lijsten of templates. Kies een onderwerp waar het over gaat en hang er taken onder. In dit geval kan je een template of lijst bijvoorbeeld ‘webinar opmaken’ of ‘webinar promoten’ noemen. Je hoeft nog niet precies te weten wat je moet doen voor de onderwerpen aanmaakt. Tijdens het proces voeg je makkelijk taken toe.

Je kan ook denken aan een lijstje voor brainstorm, to do, in progress en done. Eventueel maak je de to-do-lijst later specifieker. Werk je met meerdere afdelingen samen? Dan kan je nadenken over een lijst per team, zoals marketing of techniek. Je richt het helemaal in hoe je zelf wil! In Process Street kies je een template of maak je een eigen customized template, je bepaalt zelf hoe makkelijk of moeilijk je het maakt.

Tijdens een brainstormsessie kan je lijstjes aanmaken en indelen, of je bespreekt later welke ideeën goed zijn en wijst het gelijk toe aan een collega of andere samenwerkingspartner. Als je bij elke taak of elk idee opschrijft hoeveel tijd je denkt dat het kost, kan je later beter plannen. Het voordeel van de templates is dat je een overzichtelijke weergave hebt verzameld op één plek. Om de lijst met ideeën te vullen is een meeting niet nodig. Iedereen zet het in de lijst en later overleg of beslis je wie welke taak uitvoert.  

Natuurlijk zijn er ook wat vaste taken en dingen die moeten gebeuren, het webinar inrichten bijvoorbeeld. Die kan je vast in de to-do-lijst zetten. Vergeet niet om ook wat tijd te plannen voor een test.

Stap 3: de taken verdelen

Verdeel de taken van de lijst met elkaar of wijs een taak toe aan iemand die ermee aan de slag gaat. Als de taak op het lijstje klaar is, streept diegene het gelijk af! Het is overzichtelijk voor iedereen wat klaar is, nog te doen en natuurlijk wie waarmee bezig is. Door iedereen een verantwoordelijk te maken voor zijn eigen taak, blijft werk niet liggen. Daarnaast het is handig dat je weet wie het aanspreekpunt is.

Workflow software gebruiken om je webinar te plannen

Met workflow software is het dus erg makkelijk om op afstand samen te werken. Je deelt ideeën, verdeelt taken en overlegt met elkaar via één platform. Verdeel wie het webinar opmaakt, presenteert, promoot en de technische zaken regelt. Je ziet in één oogopslag wat er moet gebeuren!

Download het white paper en ontvang waardevolle kennis direct in je inbox!

Download het white paper nu!