Hoe maak je een webinar uitnodiging?

Ieder bedrijf zoekt altijd naar manieren om met klanten te communiceren via kanalen die voor iedereen toegankelijk zijn. Door de wereldwijde pandemie, kwamen daar een hele hoop nieuwe communicatiemiddelen bij.

Webinars werden de beste manier om online te verbinden. Kosteloos en zonder geografische grenzen. Rond de 89% van de marketeers, zijn het er mee eens dat webinars beter zijn dan andere kanalen om waardevolle leads te verzamelen.

Webinars zijn niet beperkt tot enkel zakelijke interacties. Gebruikers kunnen ook andere online-evenementen organiseren, zoals workshops, productdemo’s en Q&A’s. Kortom, het stelt bedrijven, universiteiten, studenten en consumenten in staat om op een nieuwe en aantrekkelijke manier met elkaar in contact te komen en kennis te delen. En dat alles dankzij apparaat met een internetverbinding.

Helaas denken veel organisaties dat webinars niet zo eenvoudig te organiseren zijn.

• Uitdagingen van veel bedrijven zijn:

• hoe bereik je een potentieel publiek?

• Hoe laat je ze weten over het webinar?

• Waar genereer je nieuwe leads en inschrijvingen?

De traditionele manier van promotie wordt duur, maar een uitnodiging via e-mail is gratis.

In dit artikel bespreken we de best practices die nodig zijn om een perfecte webinar uitnodiging te maken. Dus laten we aan de slag gaan!

1. Doelgroep

Het eerste en belangrijkste ding om te doen is het bepalen van je doelgroep. Als jij je publiek kent, ben je zeker in een goede positie om een succesvol webinar te creëren.

Zorg dat je content schetst waarmee je een oplossing biedt voor hun problemen.

Je doelgroep kennen is de enige manier om relevante, passende content te bieden. Alleen de groep die op de juiste manier is getarget zal conversie opleveren en zich voor je webinar inschrijven.

De onderwerpregel

Er zijn vuistregels die gelden voor de titel van het webinar en ook voor e-mails. Een pakkende, concrete en objectieve onderwerpregel is het beste. Houd rekening met de volgende dingen met betrekking tot de onderwerpregel:

• De lengte: Uit een onderzoek blijkt dat de ideale onderwerpregel niet langer is dan 50 tekens. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat de onderwerpregel die de meeste bezoekers trok, uit 41 tekens bestond.

  Daar zijn twee belangrijke redenen voor:

  • Als de onderwerpregel kort is, leest de ontvanger de hele onderwerpregel omdat deze beknopt genoeg is. De ontvanger hoeft het niet helemaal door te lezen.

  • De volledige onderwerpregel is zichtbaar op het scherm, ongeacht op welk apparaat hij wordt weergegeven.

• Interesse opwekkende vragen: Probeer spanning te creëren. Een onderwerpregel is een zin die meer bezoekers moet genereren. Bijvoorbeeld, hoe kan je jouw huid laten stralen? Probeer ook de uitvoerbaarheid en de kennis die een deelnemer uit het webinar haalt aan te geven. Bijvoorbeeld: leer hoe je moeiteloos mooie foto's maakt.

• Benoem de sprekers: Stel altijd de sprekers voor, vooral als ze bekend zijn. Het zorgt dat mensen zich sneller inschrijven omdat zij vertrouwen hebben in de naam van je spreker.

• Emojis: Een andere manier om potentiële klanten aan te trekken is om emoji's toe te voegen aan de onderwerpregel. Emojis laten de tekst opvallen en zorgen dat het in het oog springt.

• Beschikbaarheid: De meeste webinars zijn tegenwoordig gratis, vermeld ook dat het gratis is. Bijvoorbeeld: we zien je graag bij ons gratis webinar!

3. Maak het persoonlijk

Er zijn twee grote voordelen als je je webinar uitnodiging persoonlijk maakt. Ten eerste zorg je ervoor dat mensen de e-mail openen omdat hun naam erin staat, ten tweede is de kans groter dat ze zich aanmelden.

De makkelijkste manier om een uitnodiging te personaliseren, is door de ontvanger bij zijn naam aan te spreken. Dit kan je makkelijk doen door gebruik te maken van e-mail automatiseringssoftware.

Het creëert het gevoel van directe communicatie. Je kan ook alleen e-mails sturen naar gebruikers die je uitnodigingen regelmatig checken en lezen. Je doet dit door alleen e-mails te sturen naar abonnees die zich al hebben ingeschreven voor je nieuwsbrief.

De nadelen van niet-persoonlijke uitnodigingen zijn dat ze vaak als spam worden gemarkeerd. Een andere tip is om uitnodigingen te versturen wanneer je doelgroep tijd heeft om de e-mails te checken.

4. Voorbeeld tekst

De snippet tekst volgt op de onderwerpregel. Een snippet tekst is een kopie die verschijnt in een vak na de onderwerpregel. Met die tekst kan je de onderwerpregel uitbreiden. Het is een samenvatting van wat mensen kunnen verwachten van je webinar. Als je de uitnodiging via de e-mail verstuurt, beantwoord in de voorbeeldtekst dan de vraag waarom de ontvanger je e-mail moet openen.

Idealiter is de snippet tussen de 40 en 130 tekens lang. Blijf dus precies en kieskeurig met woorden om maximale informatie te verspreiden met minimale woorden. Een belangrijk punt is om de snippet tekst te testen voordat je de uitnodiging verstuurt. We raden je dus aan om de onderwerpregel, snippet en de inhoud ervan dubbel te controleren voordat je de e-mail verstuurt.

5. Aantrekkelijke Banner

De banner is de derde belangrijkste factor na de onderwerpregel en voorbeeldtekst. Banners worden gebruikt voor branding en zijn doorslaggevend in of de pagina bezoeker zich inschrijft voor je webinar of niet. Vandaar dat de juiste afbeelding kiezen essentieel is.

Banners staan bovenaan en geven de allereerste indruk. Het doel is om de aandacht te trekken en te zorgen voor maximale inschrijvingen. De lay-out hangt af van het onderwerp van het webinar.

Een paar dingen om in gedachten te houden, dat als je een B2B evenement plant, de banner er formeel uit moet zien. Als je een bekendheid als spreker hebt in je online evenement, zet deze dan op je banner. Op dezelfde manier kan je animaties, digitale hulpmiddelen en visuele voorstellingen gebruiken om een meer ingewikkeld bedrijfsmodel over te brengen. De banners moeten de 3 W's (Wat, Waar, Wanneer) en een CTA bevatten. Bovendien bevatten banners branding zoals de bedrijfsnaam, het logo, enz.

Probeer voor B2C-evenementen een emotionele aantrekkingskracht te creëren door middel van meer visuele beelden. Probeer de voordelen van het webinar te tonen. Gebruik bijvoorbeeld een atleet voor een webinar over lichaamsbeweging of een model voor webinars over mode. Of je kan een afbeelding gebruiken die betrekking heeft op het probleem en de oplossing ervan.

De header van de e-mail moet overeenkomen met de branding van het webinar. Je hebt een extra voordeel als je een in-house grafisch ontwerper hebt. Maar, maak je geen zorgen, zelfs als je niet beschikt over een toegewijde resource, kan je snel de klus te klaren door een derde partij in te schakelen of met de hulp van gratis online tools.

Kortom, de banner moet duidelijk het onderwerp en het doel van het webinar overbrengen.

6. De kopregel

Het doel van de kopregel is om de koptekst verder uit te werken. Het schetst de voordelen van het webinar en geeft aan waarom de doelgroep het webinar moet bijwonen. Je kan extra regels gebruiken of de kopteksten uitgebreid uitwerken.

Overlaad de koptekst echter nooit. Als je vindt dat de titel volstaat en het essentiële doel duidelijk maakt, kan je de vervolg koptekst overslaan. Zorg ervoor dat de bovenkant van de uitnodiging niet vol staat met afbeeldingen en tekst.

7. De hoofdtekst

Soms wordt de tekst optioneel. Ja, je leest het goed. Als je banner en header compleet zijn, kan je het tekstgedeelte weglaten en hen hun rol laten spelen. Het is niet de bedoeling om tekst en informatie te dupliceren.

Als het echter anders is, en je onderwerp en banner verdere uitleg nodig hebben, kan je tekst toevoegen in de body. In dat geval wordt de tekst kritischer. Meestal hebben belangrijke gebeurtenissen met meerdere sprekers tekst en nadere uitleg nodig.

Je tekst kan over het volgende gaan:

• Noteer de leerresultaten van het webinar. Detailleer de doelstellingen van het webinar in meer facetten.

• Als de registratie gratis is, vermeld dat dan. Vermeld de prijzen, betaalwijze en benodigdheden voor betaalde webinars.

• Geef een introductie van de sprekers. Vermeld hun CV en prestaties.

• Vermeld onderwerp, locatie, tijdstip, geschatte duur en aanverwante informatie.

• Geef een gedetailleerde beschrijving en naam van de locatie, geef het adres, het zaalnummer, het gebouw andere verwante informatie, zodat de aanwezigen de locatie gemakkelijk kunnen bereiken.

• Noteer de volgorde van de sprekers als er meer dan één spreker is.

• Je kan de details van de partners vermelden, als die er zijn.

• Geef informatie over wie de doelgroep is. Voor wie het interessant is en voor wie niet.

• Noteer ook welke devices nodig zijn om het evenement bij te wonen.

8. Agenda

In de agenda worden de discussiepunten meer in detail behandeld. Het geeft details over de onderwerpen die besproken worden. Gewoonlijk hebben alle webinars een evenementenagenda, die een korte opsomming geeft van de belangrijkste punten van het evenement.

Het programma hangt af van de grootte van het evenement en het aantal presentatoren. Het programma specificeert het doel van het evenement en klinkt relevanter, wat helpt om meer leads te creëren. Je kan meer informatie geven over de onderwerpen van het evenement.

Het schema voor webinars is net als de agenda voor een vergadering. Je presenteert het doel van het webinar.

9. Call-to-Action (CTA)

De CTA-knop wijst naar de landingspagina voor je doelgroep; het brengt hen naar de registratiepagina van het webinar. Probeer een knop toe te voegen om je CTA er cooler uit te laten zien in plaats van alleen platte tekst te gebruiken.

Je CTA moet duidelijk, beknopt en to the point blijven. Enkele van de beste CTA regels zijn: Sign Up, Register Now, Save Your Seat, en andere soortgelijke teksten. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden.

Het belangrijkste doel is om een duidelijk CTA punt te hebben, dus beperk je CTA tot slechts één knop. Neem nooit meerdere CTA's op. De uitnodiging voor een evenement heeft maar één doel - registratie aanbieden, dus geïnteresseerde deelnemers zullen altijd meteen naar zo'n knop zoeken.

Als je jouw potentiële deelnemers wil aantrekken, geef ze dan een bonus als ze zich inschrijven. Leg bijvoorbeeld op de landingspagina van je webinar uit dat je ze alleen al voor hun inschrijving toegang geeft tot een gratis online cursus die je aanbiedt.

Door deze waarde vooraf aan te bieden voor iets simpels als het inschrijven voor het webinar, kan je een enorme waarde bieden en helpen vertrouwen te ontwikkelen voordat het webinar begint.

Als je toch iets nieuws wilt proberen, zijn hier een paar opties om over te nemen:

• Ik ben er bij!

• Doe mee aan het webinar

• Ik wil deelnemen

• Schrijf me in

• Reserveer een plek

Samengevat moet de CTA er duidelijk en beknopt uitzien en op een voor de kijkers zichtbare plaats staan.

10. Ontwerp

Zorg dat je geen saaie uitnodiging hebt. Wees dus creatief en bekijk de uiteindelijke lay-out van de uitnodiging. Voeg thema's en kleurencombinaties toe die het meest geschikt zijn om je doelgroep aan te trekken.

Zorg voor een aantrekkelijke banner, voeg bulletpoint toe, gebruik vet of cursief, en maak de hele inhoud perfect consistent. Het is niet de bedoeling om het primaire doel te overschaduwen met gifs en flashy graphics, maar om ervoor te zorgen dat alles op zijn plaats past en op elkaar is afgestemd.

Een eenvoudig en strak ontwerp zal meer aandacht trekken en meer inschrijvingen opleveren.

11. Toegankelijkheid

Wees zeer duidelijk en consistent met de inhoud. Maak het leven van je klant gemakkelijk en plaats de informatie waar het gemakkelijk toegankelijk is. Maak alles direct beschikbaar.

Tijd, sprekers, kosten, locatie, en een inschrijfknop moeten duidelijk aanwezig zijn in de uitnodiging. Deze kleine details, waaronder de inleiding, andere onmisbare informatie, aanvullende informatie en afbeeldingen, moeten voldoende ruimte krijgen.

Het doel is om alles in een oogopslag te presenteren.

12. Follow-ups

Last but not least - reminders. Je kunt reminders sturen via meerdere kanalen, waaronder e-mails, sms'jes, telefoontjes, enzovoort, wat het aantal aanwezigen meestal doet stijgen. Mensen die zich al hebben ingeschreven voor het evenement moeten op de hoogte blijven van het evenement naarmate het dichterbij komt.

Deze reminders houden hen op de hoogte en benadrukken het belang van het webinar. Vergeet dus niet om vriendelijke reminders te sturen.

13. Ondertekenen

Als je klaar bent met de bovenstaande stappen, ben je klaar om de uitnodiging te ondertekenen. Dit doet je zelf of een teamlid namens jou. Voeg de naam en het adres van de afzender toe.

Een voorbeeld: Ik zie je daar! Ik kan niet wachten om je te ontmoeten!

14. Proeflezen en verzenden

Voordat je de webinar uitnodiging verstuurt, vergeet dan niet om de tekst te proeflezen, want dit is een van de meest belangrijke stappen.

Zorg ervoor dat je de onderstaande punten controleert:

• Controleer op mogelijke grammaticale fouten en verwijder overbodige woorden.

• Controleer of alle links goed zijn geplaatst en werken.

• Stuur een interne test e-mail en bekijk hoe het eruit ziet op het apparaat van de ontvanger.

Je bent nu klaar om verder te gaan met de uitnodiging.

15. Afronden

En daar ga je dan, je bent aan het einde gekomen van de stap-voor-stap gids voor het maken van een perfecte webinar uitnodiging. Het is slechts een gids, en we hebben ons onderzoek beperkt tot alleen webinar-uitnodigingen.

We hopen dat je nu helemaal klaar bent om je webinar-uitnodiging te verzenden.

Meer weten over hoe je begint met webinars?

Check de demo